Perbezaan antara pengarsipan dan pemadaman dalam gmail

Tahu apa yang perlu dilakukan dengan semua yang anda terima dalam Gmail

Bagi kebanyakan orang, Gmail adalah salah satu alat yang paling penting dalam kehidupan seharian mereka. Masalahnya adalah bahawa kebanyakan mendapat banyak e-mel yang sukar untuk memastikan peti masuk anda teratur dan tidak penuh dengan rawak, e-mel yang tidak diperlukan. Gmail menawarkan pengguna pelbagai cara untuk menyusun dan menyusun e-mel mereka ke dalam folder, tab dan tag yang berbeza tetapi dalam masa di mana carian Google dapat mengimbas berjuta-juta kata sesaat mengapa perlu melakukan begitu banyak usaha untuk mengekalkan Gmail anda? Nasib baik, Gmail mempunyai alat pengarkiban yang akan membantu anda membersihkan antara muka tanpa menyebabkan anda menghabiskan beberapa hari untuk meletakkan setiap e-mel ke dalam folder yang berbeza.

Apa pengarkiban?

Tindakan pengarkiban e-mel dalam Gmail mengambilnya dan meletakkannya dalam folder yang akan terus wujud tetapi tidak akan lagi mengganggu peti masuk anda. Bahagian terbaik tentang hal ini ialah ia masih boleh diakses pada masa akan datang jika diperlukan. Gmail mengendalikan tugas ini dengan hebat kerana ia membolehkan pengguna membuat arkib dengan cepat dan mudah.

Apa yang sedang dipadamkan?

Apabila anda membuat keputusan untuk memadam e-mel, ia dihantar ke folder sampah. Folder ini bertindak sebagai sandaran hanya memasangkan anda tidak bermaksud untuk benar-benar menyingkirkan e-mel. Sesetengah orang juga menggunakan folder sampah sebagai tempat lambakan untuk e-mel yang tidak mereka lihat sebagai cukup penting dalam peti masuk mereka. Masalah dengan ini ialah bahawa Gmail secara automatik memadam mel yang diletakkan di sampah selepas 30 hari. Jadi semasa menggunakan folder sampah sebagai alat untuk membersihkan peti masuk anda mungkin kelihatan seperti idea yang baik, hanya tahu bahawa kemungkinan besar anda akan kehilangan email yang mungkin Anda perlukan di masa depan.

Kenapa anda harus mengarkibkan e-mel anda

Katakan anda mempunyai perbualan dengan seseorang dan maklumat seperti alamat atau nombor telefon ditukar. Pada ketika itu, anda dapat menulis atau menyimpan apa yang diperlukan supaya anda memutuskan untuk memadam perbualan kerana anda tidak dapat melihat satu titik untuk memecah masuk peti masuk anda lagi.

Sekarang bayangkan beberapa masa di mana anda tidak akan pernah perlu melihat kembali perbualan itu atau mendapatkan maklumat daripada e-mel tersebut tetapi atas sebab tertentu, sekarang anda lakukan. Jika anda memadamkan thread e-mel, anda tidak dapat melihat kembali dan dengan mudah mencari apa yang anda cari. Jika anda mengarkibkan e-mel, anda tidak perlu melihatnya duduk di dalam peti masuk anda tetapi juga akan mempunyai ketenangan fikiran mengetahui bahawa jika anda perlu, carian cepat akan membawanya kembali kepada anda.

Di samping itu, semua e-mel anda yang disimpan di dalam folder "All Mail" boleh didapati dalam laci navigasi. E-mel tidak teratur sekali diarkibkan tetapi jika anda memerlukan akses cepat ke e-mel yang baru diarkibkan, ia akan berada di dekat bahagian atas senarai.

Bagaimana arkib e-mel dalam Gmail di Android

Terdapat tiga cara yang cepat dan mudah untuk mengarkibkan e-mel anda. Dua kaedah ini adalah untuk mengarkibkan e-mel individu dan yang ketiga adalah satu cara untuk memilih beberapa e-mel dan mengarkibkannya untuk kegunaan kemudian.

Cara tercepat, paling mudah, dan paling mudah terjejas untuk mengarkibkan e-mel adalah untuk melicinkannya sambil melihat paparan senarai semua e-mel anda dalam peti masuk anda. Oleh kerana kebanyakan pengguna Android digunakan untuk mengakses laci navigasi dari meleret dari tepi kiri skrin, mudah untuk menghantar e-mel secara tidak sengaja untuk diarkibkan. Untungnya, selepas melayari e-mel, Gmail membolehkan anda untuk membatalkan tindakan anda hanya dengan menekan butang membatalkan yang muncul untuk beberapa saat selepas mengarkib.

Dalam tetapan Gmail, anda boleh dengan cepat mematikan ciri ini jika anda melakukannya secara tidak sengaja atau tidak mempunyai keperluan untuk ciri ini. Untuk melakukan ini, buka laci navigasi, tatal ke bawah ke bawah di mana tetapan berada, masukkan tetapan umum, dan pilihan kedua dari bahagian atas akan memberi anda pilihan untuk menghidupkan atau mematikan "sapu untuk mengarkibkan."

Cara kedua untuk mengarkibkan e-mel ialah melihat mesej mesej individu. Sebaik sahaja anda selesai membaca kandungan e-mel anda akan disambut dengan beberapa pilihan pada bar tugas. Salah satu ikon berganda yang menunggu untuk anda adalah yang kelihatan sebagai kotak dengan anak panah menunjuk ke bawah. Ini ialah butang arkib. Jika anda memilih ini semasa melihat e-mel, anda akan menghantar semula ke peti masuk anda dan status akan muncul di bahagian bawah skrin anda selama beberapa saat yang memberitahu anda bahawa e-mel itu diarkibkan. Jika anda tidak bermaksud untuk mengarkibkan e-mel, sekali lagi terdapat butang undo yang anda boleh pilih untuk membawa e-mel anda kembali ke lokasi asalnya.

Akhirnya, jika anda melalui peti masuk anda dan memutuskan sudah tiba masanya untuk membersihkannya, kaedah terakhir akan membuatnya cepat dan mudah dilakukan. Semasa melihat kotak masuk anda dalam paparan senarai, anda boleh mengklik pada imej penghantar (biasanya kotak berwarna dengan huruf pertama nama penghantar di dalamnya) atau lama tekan pada e-mel untuk memilihnya.

Teruskan proses memilih lebih banyak e-mel dan sebaik sahaja semua yang anda mahu diarkibkan dipilih, klik pada ikon kotak yang sama dengan anak panah menghadap ke bawah yang duduk di bar tugas. Sama seperti kaedah terakhir, selepas e-mel pengarkiban, status akan muncul di bahagian bawah skrin yang memberitahu anda bahawa anda mengarkibkan banyak e-mel dan memberi anda pilihan untuk membatalkan tindakan anda.

Jika anda pernah bimbang bahawa anda mungkin sengaja mengarkib atau memadam sebarang e-mel dengan mana-mana kaedah di atas, Gmail membolehkan anda menghidupkan ciri yang menambah langkah lain untuk mengarkibkan atau memadam e-mel. Kebenaran ini menambah kotak dialog pop timbul yang muncul apabila anda cuba memadamkan atau mengarkibkan e-mel yang akan meminta pengesahan yang anda lakukan sebenarnya ingin menyelesaikan tindakan pilihan anda.

Untuk menghidupkan ini, buka laci navigasi, tatal ke bawah ke tetapan, pilih tetapan am, dan di bahagian bawah menu terdapat dua kotak pilihan untuk membolehkan pengesahan sebelum memadam dan mengarkib.

Dengan pengetahuan baru ini untuk mengarkib dan memadam, anda akan mempunyai peti masuk Gmail anda dibersihkan dan berjalan dengan lebih cekap, semuanya sementara tidak menyingkirkan maklumat yang mungkin anda perlukan beberapa hari.